EL OFICIO
El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas".
Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.
Los elementos del OFICIO son:
1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.
2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:
a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.
b) MESA : La oficina que envía el oficio
c) NUMERO: El número que se le designa al documento.
3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.
4.- INTRODUCCIÓN
5.- TEXTO o DESARROLLO
6.- DESPEDIDA
7.- LUGAR Y FECHA
8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA” “SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN”
9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).
10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.
11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.
12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD
EL MEMORÁNDUM:
El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.
Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.
La extensión del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.
La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.
MEMORÁNDUM.
2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:
1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)
2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho
3.- REMITENTE
4.- DESTINATARIO
5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN
6.- TEXTO.
7.- DESPEDIDA.
8.- LUGAR Y FECHA
9.- FIRMA O RUBRICA
10.- ANTEFIRMA.
11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD
12.- REFERENCIAS FINALES
13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD
Estructura física de un MEMORÁNDUM.
SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.
MEMORANDUM
De: Jefe de personal ASUNTO Suspensión
Para: J. Benito Sánchez p. FECHA 5/07/04
Jefe del Dpto. de cheques
Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del 2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.
Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se despide de usted.
A T E N T A M E N T E
Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004
JESÚS ESPINOZA IGLESIAS
JEFE DE PERSONAL
C. c. P. Archivo
JEI/lea
http://www.eumed.net/libros-gratis/2009b/558/EL%20OFICIO%20Y%20EL%20MEMORANDUM.htm
2. CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.
Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:
- Movimiento interno de los jefes de la institución
- Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
- Ascensos del personal que elabora en la empresa.
3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:
- Cambios de horario.
- Rotación de jefes.
- Nombramiento de comisión reorganizadora.
- Ascensos del personal.
- Aplicación de encuesta.
- Acuerdos y decisiones del directorio, etc.
4. USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas del mismo rango).
Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.
Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias fotostáticas.
5. PARTES:
a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.
CIRCULAR Nº 050-...../GG.
b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.
c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.
Señores
Jefes de Departamentos
Presente
A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.
e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
ASUNTO: Cambio de horario.
f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.
g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.
h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Avilés
GERENTE DE VENTAS
i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.
6. REDACCIÓN DEL TEXTO.
El texto de la circular comprende dos secciones:
6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".
6.2. Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.
http://documentacion.tribunaempresarial.com/circular
1- ¿Sabes qué es una carta?
Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).
Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.
La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.
2- Estilo de la carta
El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:
- Formal, si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad. Es generalmente más breve, porque quien escribe tiene la intención de ser más preciso y concreto con lo que quiere decir.
- Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan; Es informal porque la relación es de confianza.
- Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
- Extremadamente formal, en estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).
3- Partes de la carta
Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.
Postdata: se agrega cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta.
Veamos un ejemplo de una carta informal:
3.1- Partes de una carta formal
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:
- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.
- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.
- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.
- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.
- Firma clara.
La carta también se compone de:
- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).
- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta
- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).
Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.
Texto: exposición del asunto que motiva la carta.
Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.
Antefirma: razón social o denominación de la casa.
Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.
- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.
- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.
- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.
- Remitente: es quien envía la carta.
4- El Sobre
Para enviar una carta es necesario disponer de un sobre. En él hay que escribir algunos datos importantes para que esta llegue a su destino. Observa el siguiente esquema:
4.1- Destinatario
En esta parte debes escribir el nombre de la persona a quien está dirigida la carta
4.2- La dirección
Irá hacia la derecha y en la parte de abajo del sobre. Además debes indicar la localidad del domicilio.
4.3- El remitente
Es quién envía la carta. Se pondrá en la solapa posterior del sobre. También debes indicar el domicilio del remitente y la localidad desde la que se envía.
4.4- El sello postal o estampilla
Va en la parte superior derecha.
http://www.portaleducativo.net/pais/mx/tercero-basico/574/La-carta-y-sus-elementos
Informe
Los informes son trabajos presentados, generalmente de manera escrita, con el fin de comunicar ciertos datos o resultados obtenidos. Se trata de incluir la mayor cantidad de detalles que resulten importantes para el tema y trata de hacerse con la mayor objetividad posible.
Existe una gran variedad de este tipo de textos, dependiendo de la materia e índole. Algunos ejemplos de informe son:
Ejemplo 1
Informe de reunión del directorio de la empresa Alfajores Coquitos.
De acuerdo al decreto número 32 del Estatuto General del Consejo del Directorio, a 13 días del mes de Marzo del año 2001, se da lugar a la Reunión Inicial del año del Consejo Directivo. Con la presencia total de 21 Directivos, se ha acordado lo siguiente:
- Desde el Día 25 de mayo de este mismo año el dinero destinado a la sucursal de la calle Uruguay y Corrientes de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, recibirá un 20% más de ingresos, sumando un total de $50.000,00 (cincuenta mil pesos), con el fin de aumentar su personal y acceder a nuevas máquinas informáticas.
- Dados los costos de traslado de la materia prima proveniente de la provincia de Córdoba, nuevas estrategias serán analizadas por los directores de las áreas de Producción y Abastecimiento en conjunto al área de Financiamiento. Sus resultados serán presentados ante este mismo consejo en la próxima sesión que dará a lugar el mes siguiente.
- El área de Recursos Humanas presentará asimismo los perfiles de los posibles nuevos directores impuestos por el estado nacional, con el fin que este consejo determine cual accederá al cargo.
Siendo las 18:00 Hrs el Consejo da por finalizada la sesión del día de la fecha luego de que los presentes hayan constatado con su firma su presencia.
Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 13 de marzo del año 2001
Secretario de Actas,
Lic. Juan Martín de la Valentina.
Ejemplo 2
Informa de Compra
Compañía de Bicicletas Cross.
A partir del siguiente informe se comunicará la compas realizadas durante el año 2011, periodo en el que las compras han disminuido de manera notable debido a las políticas nacionales y regionales que restringen la importación de productos e insumos.
La compra de neumáticos para bicicletas proviene directamente de los Estados Unidos del Brasil. A lo largo del año se ha accedido a 3000 neumáticos, con lo que se ha podido fabricar un total de 1000 bicicletas hasta el momento, alcanzando casi el total de la producción.
Serán adjuntados los documentos que correspondan a la salida y entrada del capital junto con copias certificadas del llamado libro mayor.
Asimismo se ha accedido a un total de 800 asientos de bicicleta producidos dentro del territorio nacional, y 300 más provenientes de la Unión Europea, sumando en total un costo de $20.000,00 (Veinte mil pesos).
A lo largo de todo el año se han presentado 21 devoluciones por errores de fabricación. 11 de las mismas se encuentran listas para ser devueltas y las 10 restantes serán rembolsadas. Por ello se ha anexado los comprobantes necesarios, los libros que correspondan y los documentos necesarios para poder realizar el rembolso.
Ciudad de Viedma, a treinta y un días del mes de marzo del año 2009
Firma
Lic. de Administración de empresas María de los Ángeles de Rodríguez.
Ejemplo 3
Informe de Examen Psicológico
Información General del paciente:
- Nombre: Martin E. de Gaulle
- Fecha de Nacimiento: 01 de octubre del año 1990
- Edad: 21 años
- Estudios: Licenciatura en curso
- Estado Civil: Concubinato
- Ocupación: atención al público
- Examen pedido por: Dra. López Vega Marina.
A partir de los exámenes realizados se han obtenido los siguientes datos:
- Aritmética: 7, 5 puntos
- Orden: 6 puntos
- Completar: 10 puntos
- Informar 8 puntos.
A partir de los datos se ha estimado que el coeficiente intelectual de 110
Prueba de TAT
Ante el test se manifiesta una actitud de defensa constante y miedos, generando una cierta dependencia ante las decisiones de otros. Una vez finalizado el examen el paciente se ha manifestado cansado, y reclama la presencia de sus padres.
Prueba de Rorschach:
Los resultados obtenidos mediante esta prueba constatan sus altos niveles de ansiedad y la falta de afección y una descripción de la realidad muy escueta para una persona de su edad. Le resulta muy difícil mantener su atención durante lapsos de tiempo superiores a los 10 minutos.
Primeras conclusiones:
Demuestra ser una persona que no se adecua a los parámetros normales de una persona de su edad. No logra concentrarse y realizar una descripción propia de la realidad. Refleja la necesidad de cariño y atención, sin embargo cuando se intenta incursionar en el tema prefiere evadirlo o responder de manera agresiva.
Firma Dra. Jiménez de Vega María del Carmen.
http://ejemplosde.org/general/informes/
