EL OFICIO

El oficio es "una comunicación escrita, referente a los asuntos del servicio público en las dependencias del Estado y por extensión la que media entre individuos de varias corporaciones particulares sobre asuntos concernientes a ellas".

Dentro de la amplitud que ofrece la exposición de las ideas, puede contener los más variados temas. Lo distingue la sobriedad en el estilo, lo cual se debe a que las comunicaciones oficiales pretenden regular el despacho de los asuntos del Estado en todos los casos que requieren constancia escrita.

Los elementos del OFICIO son:

1) MEMBRETE: nombre de la institución que gira al oficio.

2) CUADRO CLASIFICADOR: Datos de la clasificación para registro y archivo referentes a la oficina emisora que pueden ser los siguientes:

a) ASUNTO: Síntesis de las principales ideas contenidas en el texto.

b) MESA : La oficina que envía el oficio

c) NUMERO: El número que se le designa al documento.

3.- DESTINATARIO. La persona o dependencia a quién nos dijimos, con sus datos de ubicación y puesto que desempeña.

4.- INTRODUCCIÓN

5.- TEXTO o DESARROLLO

6.- DESPEDIDA

7.- LUGAR Y FECHA

8.- LEMA: Leyenda que utiliza la dependencia (se escribe con mayúsculas y entrecomillado), por ejemplo. “PIENSA Y TRABAJA” “SUFRAGIO EFECTIVO, NO REELECCIÓN”

9.- ANTEFIRMA: es la anotación del nombre y cargo o categoría del firmante (se escribe con mayúsculas).

10.- FIRMA o RUBRICA: Es la palabra o letra manuscrita que nos identifica.

11.- REFERENCIAS FINALES: son las iniciales que anotamos como C.C.P. (copia carbón para), esto nos sirve para facilitar los datos de archivo o copias que se envían y a quien.

12.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD

EL MEMORÁNDUM:

El Memorándum es un escrito que se utiliza esencialmente para auxiliar a la memoria como un apunte"; Es por tanto una nota o recado de carácter oficial.

Memorándum significa "lo que se debe recordar o tenerse en mente". Se destina su uso en la correspondencia a consignar las ideas que han de estar presentes en nuestra memoria cuando, regularmente los superiores, dan indicaciones por escrito, por lo cual es de carácter netamente interno de la empresa u oficina que lo envía.

La extensión del memorandum es de media carta (hay que recordar que es un recado y no una carta) y su estilo es sobrio en razón del propósito a que se destina.

La mayor parte de oficinas o empresas de importancia usan papel impreso, exclusivo para esta comunicación con el membrete y la palabra memorándum.

MEMORÁNDUM.

2) Los elementos del MEMORÁNDUM son:

1.- MEMBRETE. (Datos de la empresa o únicamente el nombre de memorándum)

2.- CUADRO CLASIFICADOR, asunto, fecha, mesa, etc. (datos de archivo) en la parte superior del lado derecho

3.- REMITENTE

4.- DESTINATARIO

5.- VOCATIVO o INTRODUCCIÓN

6.- TEXTO.

7.- DESPEDIDA.

8.- LUGAR Y FECHA

9.- FIRMA O RUBRICA

10.- ANTEFIRMA.

11.- PUESTO DE RESPONSABILIDAD

12.- REFERENCIAS FINALES

13.- INICIALES DE RESPONSABILIDAD

Estructura física de un MEMORÁNDUM.

SISTEMAS BANCOMER DE MÉXICO S.A.

MEMORANDUM

De: Jefe de personal ASUNTO Suspensión

Para: J. Benito Sánchez p. FECHA 5/07/04

Jefe del Dpto. de cheques

Por este conducto se le informa que el señor Enrique Cuesta Alvarado ha sido suspendido de sus labores a partir del presente y hasta el día 15 de Julio del 2004, esto en virtud de haber cometido faltas administrativas.

Agradeceremos a usted tomar las medidas necesarias para tal efecto, se despide de usted.

A T E N T A M E N T E

Guadalajara Jalisco, 5 de Julio del 2004

JESÚS ESPINOZA IGLESIAS

JEFE DE PERSONAL

C. c. P. Archivo

JEI/lea

http://www.eumed.net/libros-gratis/2009b/558/EL%20OFICIO%20Y%20EL%20MEMORANDUM.htm

2. CONCEPTO. Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

• Movimiento interno de los jefes de la institución
• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

3. FUNCIÓN. Sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.
Por ejemplo, a través de una circular se puede comunicar:

• Cambios de horario.
• Rotación de jefes.
• Nombramiento de comisión reorganizadora.
• Ascensos del personal.
• Aplicación de encuesta.
• Acuerdos y decisiones del directorio, etc.

4.  USOS. Permite, dentro de una institución, un enlace vertical descendente (de superior a subordinado) y horizontal (entre personas  del mismo rango).

Generalmente, se dirige a todo el personal o a las dependencias subordinadas.

Cuando la circular tiene un buen número de destinatarios se recurre a la impresión mimeografiada o a copias  fotostáticas.

5. PARTES:

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Avilés
GERENTE DE VENTAS

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

6. REDACCIÓN DEL TEXTO.
El texto de la circular comprende dos secciones:

6.1. Fórmula de apertura, que inicia la redacción del texto. Viene a ser una frase hecha que se usa por costumbre. Las fórmulas más conocidas son: "Se pone en conocimiento de........", "Se comunica.....", "Por disposición.....", "De acuerdo con......".

6.2. Exposición, que desarrolla en forma breve, clara y precisa y directa la disposición o la información que se desea hacer conocer.

http://documentacion.tribunaempresarial.com/circular

1- ¿Sabes qué es una carta?

Una carta es un medio de comunicación escrito por un emisor (remitente) enviada a un receptor (destinatario).

Normalmente, el nombre y la dirección del destinatario aparecen en el anverso del sobre. El nombre y la dirección del remitente aparecen en el reverso del mismo (en el caso de sobres manuscritos) o en el anverso (en los sobres preimpresos). Existen cartas sin remitente, en las que no está anotada la dirección de quien envía la carta, bien por olvido o por omisión consciente del remitente.

La carta puede ser un texto distinto para cada ocasión, ya que el mensaje es siempre distinto. En ese sentido, sólo en parte puede considerarse texto plenamente expositivo.

2- Estilo de la carta

El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible:

- Formal, si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; Es una carta dirigida a una persona que no conocemos o con quien no tenemos amistad. Es generalmente más breve, porque quien escribe tiene la intención de ser más preciso y concreto con lo que quiere decir.
 

- Coloquial o informal, si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje coloquial que ambos entiendan; Es informal porque la relación es de confianza.
 

- Familiar, que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares.
 

- Extremadamente formal, en estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quién se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/Doña (Nombre y Apellido).

3- Partes de la carta

Usualmente, una carta se compone de cuatro partes: encabezado (lugar y fecha; Destinatario); el cuerpo de la carta; despedida y firma. A veces se agrega una postdata.

Postdata: se agrega cuando se ha olvidado decir algo en el cuerpo de la carta.

Veamos un ejemplo de una carta informal:

3.1- Partes de una carta formal
Las cartas formales, en particular las cartas comerciales, cuentan con los siguientes conceptos:

- Encabezado: nombre, dirección y fecha del día y lugar al que se dirige.

- Saludo: personal o consolidado en fórmulas establecidas.

- Cuerpo: exposición del asunto con los temas pertinentes.

- Despedida: el nombre en la parte inferior de la carta.

- Firma clara.

La carta también se compone de:

- Membrete: nombre, dirección, teléfono y ciudad de la empresa que la escribe (remitente).

- Fecha: ciudad, entidad federativa, día, mes y año en que se expide la carta

- Domicilio: nombre, dirección, ciudad y código postal de la persona a quien se dirige la carta (destinatario).

Vocativo: expresión de cortesía que une al firmante con el destinatario.

Texto: exposición del asunto que motiva la carta.

Despedida: expresión de cortesía que da término a la carta.

Antefirma: razón social o denominación de la casa.

Firma: nombre completo del remitente y su rúbrica.

- Referencias finales: iniciales, mayúsculas y minúsculas respectivamente, de la persona que dicta y de quien tipea la carta.

- Otros datos: indicaciones de los anexos que se envían o el nombre de las personas a quienes se remite copia del documento. Estas anotaciones se hacen al calce y antes de las referencias finales.

- Oyente: quien es el que recibe el mensaje.

- Remitente: es quien envía la carta.

4- El Sobre

Para enviar una carta es necesario disponer de un sobre. En él hay que escribir algunos datos importantes para que esta llegue a su destino. Observa el siguiente esquema:

4.1- Destinatario
En esta parte debes escribir el nombre de la persona a quien está dirigida la carta   

 

4.2- La dirección

Irá hacia la derecha y en la parte de abajo del sobre. Además debes indicar la localidad del domicilio.

 

4.3- El remitente

Es quién envía la carta.  Se pondrá en la solapa posterior del sobre. También debes indicar el domicilio del remitente y la localidad desde la que se envía.

 

 

4.4- El sello postal  o estampilla

Va en la parte superior derecha.

 

http://www.portaleducativo.net/pais/mx/tercero-basico/574/La-carta-y-sus-elementos

Informe

Los informes son trabajos presentados, generalmente de manera escrita, con el fin de comunicar ciertos datos o resultados obtenidos. Se trata de incluir la mayor cantidad de detalles que resulten importantes para el tema y trata de hacerse con la mayor objetividad posible.

Existe una gran variedad de este tipo de textos, dependiendo de la materia e índole. Algunos ejemplos de informe son:

Ejemplo 1

Informe de reunión del directorio de la empresa Alfajores Coquitos.

De acuerdo al decreto número 32 del Estatuto General del Consejo del Directorio, a 13 días del mes de Marzo del año 2001, se da lugar a la Reunión Inicial del año del Consejo Directivo. Con la presencia total de 21 Directivos, se ha acordado lo siguiente:

1. Desde el Día 25 de mayo de este mismo año el dinero destinado a la sucursal de la calle Uruguay y Corrientes de la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, recibirá un 20% más de ingresos, sumando un total de $50.000,00 (cincuenta mil pesos), con el fin de aumentar su personal y acceder a nuevas máquinas informáticas.
2. Dados los costos de traslado de la materia prima proveniente de la provincia de Córdoba, nuevas estrategias serán analizadas por los directores de las áreas de Producción y Abastecimiento en conjunto al área de Financiamiento. Sus resultados serán presentados ante este mismo consejo en la próxima sesión que dará a lugar el mes siguiente.
3. El área de Recursos Humanas presentará asimismo los perfiles de los posibles nuevos directores impuestos por el estado nacional,  con el fin que este consejo determine cual accederá al cargo.

Siendo las 18:00 Hrs el Consejo da por finalizada la sesión del día de la fecha luego de que los presentes hayan constatado con su firma su presencia.

Ciudad Autónoma de Buenos Aires, 13 de marzo del año 2001

Secretario de Actas,

Lic. Juan Martín de la Valentina.

Ejemplo 2

Informa de Compra
Compañía de Bicicletas Cross.

A partir del siguiente informe se comunicará la compas realizadas durante el año 2011, periodo en el que las compras han disminuido de manera notable debido a las políticas nacionales y regionales que restringen la importación de productos e insumos.

La compra de neumáticos para bicicletas proviene directamente de los Estados Unidos del Brasil. A lo largo del año se ha accedido a 3000 neumáticos, con lo que se ha podido fabricar un total de 1000 bicicletas hasta el momento, alcanzando casi el total de la producción.

Serán adjuntados los documentos que correspondan a la salida y entrada del capital junto con copias certificadas del llamado libro mayor.

Asimismo se ha accedido a un total de 800 asientos de bicicleta producidos dentro del territorio nacional, y 300 más provenientes de la Unión Europea, sumando en total un costo de $20.000,00 (Veinte mil pesos).

A lo largo de todo el año se han presentado 21 devoluciones por errores de fabricación. 11 de las mismas se encuentran listas para ser devueltas y las 10 restantes serán rembolsadas. Por ello se ha anexado los comprobantes necesarios, los libros que correspondan y los documentos necesarios para poder realizar el rembolso.

Ciudad de Viedma, a treinta y un días del mes de marzo del año 2009

Firma

Lic. de Administración de empresas María de los Ángeles de Rodríguez.

Ejemplo 3

Informe de Examen Psicológico

Información General del paciente:

1. Nombre: Martin E. de Gaulle
2. Fecha de Nacimiento: 01 de octubre del año 1990
3. Edad: 21 años
4. Estudios: Licenciatura en curso
5. Estado Civil: Concubinato
6. Ocupación: atención al público
7. Examen pedido por: Dra. López Vega Marina.

A partir de los exámenes realizados se han obtenido los siguientes datos:

1. Aritmética: 7, 5 puntos
2. Orden: 6 puntos
3. Completar: 10 puntos
4. Informar 8 puntos.

A partir de los datos se ha estimado que el coeficiente intelectual de 110

Prueba de TAT

Ante el test se manifiesta una actitud de defensa constante y miedos, generando una cierta dependencia ante las decisiones de otros. Una vez finalizado el examen el paciente se ha manifestado cansado, y reclama la presencia de sus padres.

Prueba de Rorschach:

Los resultados obtenidos mediante esta prueba constatan sus altos niveles de ansiedad y la falta de afección y una descripción  de la realidad muy escueta para una persona de su edad. Le resulta muy difícil mantener su atención durante lapsos de tiempo superiores a los 10 minutos.

Primeras conclusiones:

Demuestra ser una persona que no se adecua a los parámetros normales de una persona de su edad. No logra concentrarse y realizar una descripción propia de la realidad. Refleja la necesidad de cariño y atención, sin embargo cuando se intenta incursionar en el tema prefiere evadirlo o responder de manera agresiva.

Firma Dra. Jiménez de Vega María del Carmen.

http://ejemplosde.org/general/informes/

CONVOCATORIA

LOC 1. (VOZ HOMBRE) EL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE BAJA CALIFORNIA ABRE LA CONVOCATORIA PARA SOLICITAR LA PRE-FICHA DE EXAMEN DE ADMISIÓN.

LOC 2. (VOZ MUJER) A PARTIR DEL DÍA DOCE DE FEBRERO HASTA EL DIECINUEVE DE MAYO, ANÍMATE, TE INVITAMOS A FORMAR PARTE DEL INSTITUTO TECNOLÓGICO DE TIJUANA. 

LOC 3. (VOZ HOMBRE) EL EXAMEN SE LLEVARÁ A CABO EL VEINTINUEVE DE MAYO EN LAS INSTALACIONES CORRESPONDIENTES, PARA MÁS INFORMACIÓN INGRESA A LA PAGINA TECTIJUANA PUNTO EDU PUNTO EME EQUIS.

SER GALGO ES PURA SANGRE.

ORGANIGRAMA

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas de autoridad y de asesoría [1].

Por tanto, teniendo en cuenta que los organigramas son de suma importancia y utilidad para empresas, entidades productivas, comerciales, administrativas, políticas, etc., y que todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los diferentes tipos de organigramas y qué características tiene cada uno de ellos, en el presente artículo se plantea una clasificación basada en las clasificaciones de dos autores, con la finalidad de que el lector pueda tener una idea más completa acerca de los diversos tipos de organigramas y de sus características generales.

Tipos de Organigramas:

Basándome en las clasificaciones planteadas por Enrique B. Franklin (en su libro "Organización de Empresas") y Elio Rafael de Zuani (en su libro "Introducción a la Administración de Organizaciones"), pongo a consideración del lector la siguiente clasificación de organigramas: 1) Por su naturaleza, 2) por su finalidad, 3) por su ámbito, 4) por su contenido y 5) por su presentación o disposición gráfica.

1. POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Microadministrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman [2].
• Macroadministrativos: Involucran a más de una organización [2].
• Mesoadministrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término mesoadministrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado [2].

2. POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

• Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas [3]. Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones [3].
• Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones [3].
• Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. [3].
• Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación [3].

3. POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas:

• Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina [2].
  Ejemplo:
  
• Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización [2].
  Ejemplo:
  

4. POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

• Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes [2].
  Ejemplo:
  
• Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general [2].
  Ejemplo:
  
• De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas [2].
  

5. POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

• Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo [2].
  
• Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente [2].
  
• Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base [2].
  
• De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos [2].
  
• Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras [3].